Newsletters

La section Newsletter diffuse automatiquement les résultats de veille par email, sous forme de bulletins réguliers. Une newsletter regroupe les résultats pertinents des veilles qui portent ses thématiques, et les envoie à une liste de destinataires selon une fréquence.

Qui peut faire quoi

Action	Lecteur	Veilleur	Administrateur
Consulter les newsletters et l’historique d’envoi	Oui	Oui	Oui
Créer, paramétrer, activer, désactiver ou supprimer une newsletter	Non	Non	Oui
Ajouter ou retirer des thématiques	Non	Non	Oui
Gérer les destinataires	Non	Oui	Oui
Renvoyer une édition	Non	Oui	Oui

La liste des newsletters

Le menu Newsletter affiche une carte par newsletter avec :

Son nom et son statut : Active ou Désactivée, avec un interrupteur Activer ou désactiver
La ligne Thématique disponible : avec ses thématiques
Quatre chiffres : Nombre d’envois, Nombre de destinataires, Fréquence d’envoi, Nombre de thématiques
Le résumé de la dernière exécution (voir plus bas)
Les actions Voir la newsletter et Supprimer la newsletter

Le champ Rechercher une newsletter… filtre la liste par nom.

Une newsletter Désactivée n’est jamais envoyée. Pensez à l’activer une fois configurée.

Cliquez sur Ajouter une newsletter
Saisissez son nom
Sélectionnez ses Thématiques (optionnel à ce stade)
Ajoutez des Destinataires (optionnel à ce stade)
Cliquez sur Créer

La newsletter est créée désactivée. Ouvrez-la pour finir son paramétrage.

Depuis la page d’une newsletter, cliquez sur Paramètrer la newsletter (première fois) ou Modifier la newsletter.

Champ	Description
Nom de la newsletter	Apparaît dans l’objet de l’email
Fréquence de l’envoi	Quotidienne, Hebdo ou Mensuelle
Jour de l’envoi	Hebdo : jour de la semaine (Lundi à Dimanche). Mensuelle : numéro du jour (1 à 31). Non demandé pour une newsletter quotidienne.
Prévenir quand il n’y a aucun nouveau contenu	Activé par défaut. Un court email est envoyé aux destinataires à la place du silence lorsque la période est vide.

Pour une newsletter mensuelle, les mois plus courts que le jour choisi sont ignorés. Préférez un jour entre 1 et 28.

Thématiques

La section Liste des thématiques montre les thématiques de la newsletter. Ajouter une thématique ouvre un volet pour en sélectionner une ou plusieurs ; l’icône à côté d’une thématique la retire.

Une newsletter reçoit les résultats de toutes les veilles de l’organisation qui portent au moins une de ses thématiques.

Destinataires

La section Liste des destinataires accepte n’importe quelle adresse email : les destinataires n’ont pas besoin d’un compte Panorama Labs.

Ajouter un destinataire : Adresse mail (obligatoire), Prénom et Nom (optionnels)
Modifier le destinataire et Supprimer le destinataire sur chaque ligne
Le badge Échec dernier envoi signale une adresse rejetée lors du dernier envoi : vérifiez-la ou retirez-la

Le compteur Échecs de livraison en haut de la page rappelle le nombre d’adresses en échec.

Ce que contient une édition

À chaque envoi, Panorama Labs compose l’édition ainsi :

Fenêtre de temps : les contenus détectés au cours des dernières 24 heures (quotidienne), 7 jours (hebdo) ou 30 jours (mensuelle). C’est la date de détection par Panorama Labs qui compte, pas la date de publication de l’article.
Seuil de pertinence : seuls les contenus dont le score atteint le seuil de leur veille sont retenus.
Thématiques : les contenus sont regroupés par thématique, triés par score décroissant. Un contenu qui relève de plusieurs thématiques n’apparaît qu’une fois.
Premier passage exclu : les contenus collectés lors du tout premier crawl d’une source ne sont jamais envoyés, pour éviter d’inonder les destinataires avec l’historique d’un site.

Pour chaque contenu, l’email affiche : la thématique, le titre (cliquable), les mots-clés trouvés, la date de publication, la source, le score de pertinence coloré du rouge au vert, le résumé, et pour un appel d’offres la date limite de dépôt.

Les newsletters partent chaque jour vers 7h du matin (heure de Paris), après la collecte de la nuit. Une newsletter hebdo part le jour choisi, une mensuelle le jour du mois choisi.

Historique d’envoi

En bas de la page d’une newsletter, le tableau Historique d’envoi liste chaque édition :

Colonne	Contenu
N° veille	Numéro de l’édition (n°1, n°2…)
Date	Date et heure de l’envoi
Sujet	Objet de l’email : Nom - Édition du date
Destinataires	Nombre d’adresses servies
Échecs	Nombre d’adresses rejetées
Statut	Voir ci-dessous
Actions	Voir la newsletter (aperçu de l’email envoyé) et Renvoyer la newsletter

Le filtre Filtrer par statut limite la liste à un statut.

Statut	Signification
Envoyée	Tous les destinataires ont été servis
Partielle	L’édition est partie, mais certaines adresses ont été rejetées
En cours	L’édition est en préparation ou en cours d’envoi
Échec	Aucune adresse n’a pu être servie
Ignorée	Aucun email n’a été envoyé : aucun contenu sur la période, aucun destinataire, ou erreur de mise en page

Dernière exécution

Sur la carte et la page d’une newsletter, une ligne résume ce qui s’est passé au dernier passage :

Envoyée le … (n contenus), éventuellement avec des échecs de livraison
Envoi en cours (…)
Échec d’envoi le …
Aucun nouveau contenu sur la période, envoi non effectué (…)
Aucun nouveau contenu sur la période, notification envoyée aux destinataires (…) lorsque l’option Prévenir quand il n’y a aucun nouveau contenu est active
Envoi non effectué le … : Aucun destinataire ou Erreur de template

Renvoyer une édition

Depuis l’historique, Renvoyer la newsletter ouvre le volet Renvoyer la newsletter, avec la date de l’Envoi initial.

Mode d’envoi

Mode	Comportement
Renvoyer à l’identique	Le contenu envoyé initialement est renvoyé tel quel. Utile pour un destinataire qui n’a pas reçu l’email.
Régénérer avant l’envoi	La newsletter est reconstruite avec les derniers contenus disponibles sur la même fenêtre de temps, puis envoyée.

Destinataires

La liste est pré-remplie avec les destinataires de l’envoi initial. Retirez une adresse avec l’icône, ou ajoutez-en une avec Adresse mail puis Ajouter à la liste.

Les modifications de destinataires s’appliquent uniquement à ce renvoi. La liste des destinataires de la newsletter n’est pas modifiée.

Cliquez sur Renvoyer (n) puis confirmez. Le renvoi apparaît comme une nouvelle ligne dans l’historique, avec le même numéro d’édition que l’envoi initial.

Étapes suivantes

Créer une veille avec les thématiques de votre newsletter pour l’alimenter
Gérer les thématiques de votre organisation